Yourtranslator at Together 2016 “Developing our Connections”
Relationships, Growth and Technology
Organised by: Elia, 11-12 Feb, 2016, Barcelona
(Παρακάτω ακολουθεί η μετάφραση του άρθρου στα ελληνικά)
It was with great interest and pleasure that we attended Elia’s conference in Barcelona, which focused on the agency-freelancer relationship and took place last month. In this context, Stephen Lank’s keynote speech highlighted the need for a relationship based on trust, which would eliminate any problems caused by the various pre-conceived ideas of both parts regarding each other. The fact that we have a communication problem, while working essentially on communication (languages-translation), is actually an oxymoron, which however can be easily solved if we decide to do so and realize—taking into account the results of a relevant study—that we basically want more or less the same things.
We started with the technology track and the presentation of Omega T’s “Team Project” feature, by Qabiria and Marco Cevoli, who stated that productivity can be improved through the creative use of technology. He explained his team’s steps and the problems they were faced with while creating the “Team Project” feature at Omega T, as well as how they managed to overcome those difficulties by using open source software and various tools. A great example of how the development of technology and users’ skills lead to more and more complex, but user friendly and effective products.
In the next presentation, Christian Weih (Across Systems) suggested another way to approach clients, which would include parameters other than just price, i.e. the translation cost. Given the fact that clients know nothing about our profession, which is why they have been comparing translation providers solely based on price so far, we should provide them with more information so that they can compare their suppliers on other terms too, e.g. certification, quality management systems, how we treat confidential information, what kind of technology we use, explaining that our services may cost more, but we are faster than others thanks to this technology… We have to be clear and transparent, and take the right decisions for them, because if we offer them many choices, they may get confused; we can even share some internal information so that they can better understand how the business works. Finally, we should try to spot the different types of clients and adjust our strategy accordingly; in any case this strategy should never prioritize price!
As a method of quality assurance, Yamagata Europe has created the tool known as QA Distiller, which was presented by Heidi Van Hiel. This tool makes best use of the Smart Sampling methodology. After setting some criteria regarding the text to be translated (client’s profile, content, language, matches, etc.), Smart Sampling suggests a sample of the original text that contains an ideal mix of all these parameters. The translated sample can then be checked by a reviewer or QA Distiller and the client should be informed. It is a very useful tool that saves time and money, while guaranteeing quality.
Possibly the most interesting presentation of the conference was that of Britta Weber about the acquisition of new clients. Her very useful tips focused mainly on approaching new clients through cold calling. Here are the most important ones: a) the first 10’’ are crucial, b) ask to speak to the Decision Maker, c) ask for the name of the person you are talking to, d) write a script, e) ask clear, precise questions, f) prepare answers to their objections, g) say something about yourself, h) listen more (70%) than you speak (30%), i) find out what their “pain” is. In other words, develop an honest, authentic relationship, insisting on communication.
The last section was also very interesting, as we got to know what high-end successful freelancers expect from their agency clients and what gave an LSP the X factor in the eyes of agencies. Starting from the first question, freelancers mentioned the following requests: a) limit paperwork, b) personalize emails, c) be responsive, d) know the purpose of the translation, e) know how freelancers work (and the tools, etc.), f) in the case of team projects, share who’s in the team and make sure terminology is consistent, g) set a few technical requirements, as possible, h) be transparent about the agency’s QA process, i) let freelancers know if the deadline is flexible, j) pay fast, without reminders, k) make sure the agency’s PMs are experienced and trained and l) send freelancers the final translation.
In the second part, representatives of four agencies described their processes and expressed their own “requests”: a) some prefer to work with agencies, others with freelancers, b) they ask freelancers to submit test translations, preferably real project texts (up to 1000 words), c) first of all, though, they ask for a degree, references, membership in professional associations and certification, d) they check out all social media profiles (!), e) a minimum 5 year-experience is appreciated, f) good communication and timely deliveries, g) knowledge of CAT Tools and flexibility to learn new ones (sometimes training is offered), h) they look for long-term relationships, i) they organize get-together events and create surveys to get feedback, j) they are looking for freelancers for creative writing projects, k) they expect to be immediately informed of any problems-questions, l) they reward good translators (by raising their rates, offering registration to conferences, etc.).
However, participants also took this opportunity to interact during the breaks, as well as after the presentations. We got to know our colleagues and had some nice chats in a cool and friendly atmosphere. Everybody seemed to be in a good mood and open to making new contacts, and we also discussed things other than just professional info and concerns. It seemed that many countries (mostly European ones) and many companies (small, medium, large) were represented, but also a large number of (more or less experienced) freelancers attended the presentations. Networking was therefore absolutely successful and we would highly recommend any members of the translation industry to participate in such events, as, besides making new contacts, one can learn more about the current state, but also the future of the business worldwide.
*********************************************
Το Yourtranslator στο Together 2016 “Developing our Connections”
Relationships, Growth and Technology
Διοργάνωση: Elia, 11-12 Φεβρουαρίου 2016, Βαρκελώνη
της Ντίνας Τυροβολά
Με μεγάλη χαρά και πολύ ενδιαφέρον παρακολουθήσαμε πριν λίγες μέρες το συνέδριο της Elia στη Βαρκελώνη, το οποίο επικεντρώθηκε στη σχέση μεταφραστικών γραφείων και freelance μεταφραστών. Ήδη στην εναρκτήρια ομιλία του, ο Stephen Lank τόνισε την ανάγκη ανάπτυξης μιας σχέσης εμπιστοσύνης που θα καταλύσει τα προβλήματα που δημιουργούν οι διάφορες αντιλήψεις των μεν για τους δε. Σε έναν κλάδο με αντικείμενο ουσιαστικά την επικοινωνία (γλώσσα-μετάφραση), φαίνεται να υπάρχει –παραδόξως- πρόβλημα επικοινωνίας τελικά, το οποίο μπορεί να λυθεί αν και τα δύο μέρη αποφασίσουν να το λύσουν, αφού άλλωστε, σύμφωνα με σχετική έρευνα, δεν διαφέρουν τόσο πολύ τα θέλω τους.
Από τις παράλληλες θεματικές διαλέξαμε την τεχνολογία και την παρουσίαση του Omega T “Team Project” feature, από την Qabiria και το Marco Cevoli, ο οποίος μίλησε για τη βελτίωση της παραγωγικότητας των μεταφραστών μέσω της δημιουργικής χρήσης της τεχνολογίας. Με τη χρήση λογισμικού ανοιχτού κώδικα και πολλών εργαλείων μάς εξήγησε τα βήματα της ομάδας του, τα προβλήματα και τον τρόπο επίλυσής τους, για τη δημιουργία της δυνατότητας “Team Project” στο Omega T. Όταν η τεχνολογία και οι χρήστες της εξελίσσονται διαρκώς και δημιουργούν ολοένα πιο σύνθετα, πλην εύχρηστα και αποτελεσματικά, προϊόντα.
Στην επόμενη παρουσίαση, ο Christian Weih (Across Systems) μάς πρότεινε έναν άλλο τρόπο προσέγγισης των πελατών, ο οποίος θα περιλαμβάνει παραμέτρους εκτός της τιμής, του κόστους της μετάφρασης. Με τη λογική ότι οι πελάτες δεν γνωρίζουν καθόλου τον τομέα μας και γι’αυτό μέχρι τώρα συγκρίνουν μόνο τιμές, θα πρέπει εμείς να τους δίνουμε και άλλα στοιχεία για να μπορούν να συγκρίνουν τους προμηθευτές τους, όπως π.χ. αν διαθέτουμε πιστοποίηση, τι σύστημα διαχείρισης ποιότητας έχουμε, πώς διαφυλάσσουμε το απόρρητο των πληροφοριών τους, τι τεχνολογία χρησιμοποιούμε, ότι δεν είμαστε οι οικονομικότεροι, αλλά ίσως οι ταχύτεροι χάρη σε αυτή την τεχνολογία… Πρέπει να είμαστε σαφείς και να παίρνουμε τις αποφάσεις γι’αυτούς, γιατί αν τους δίνουμε πολλές επιλογές, μπορεί να μπερδευτούν, ακόμα και να τους δίνουμε κάποιες εσωτερικές πληροφορίες για να καταλάβουν καλύτερα τις διαδικασίες μας και τον κλάδο. Τέλος, θα πρέπει να αντιληφθούμε και να προσπαθούμε να διακρίνουμε τους διαφορετικούς τύπους πελατών και να προσαρμόζουμε αντίστοιχα τη στρατηγική μας, πάντως η εστίαση να μην είναι ποτέ στην τιμή!
Για τη διασφάλιση της ποιότητας, η Yamagata Europe δημιούργησε το εργαλείο QA Distiller για το οποίο μάθαμε από τη Heidi Van Hiel. Το εργαλείο αυτό αξιοποιεί τη μεθοδολογία του Smart Sampling. Αφού έχουμε θέσει ορισμένα κριτήρια αναφορικά με το προς μετάφραση κείμενο (προφίλ πελάτη, περιεχόμενο, γλώσσα, εσωτερική επαναληψιμότητα κ.ά.), το Smart Sampling μας προτείνει για έλεγχο ποιότητας ένα δείγμα κειμένου από το πρωτότυπο που περιέχει ιδανικά ένα μίγμα όλων αυτών των στοιχείων.
Από τις πιο ενδιαφέρουσες παρουσιάσεις του συνεδρίου ήταν αυτή της Britta Weber σχετικά με την απόκτηση νέων πελατών. Οι συμβουλές της ήταν πολύ χρήσιμες και εστίασαν κυρίως στην προσέγγιση νέων πελατών μέσω τηλεφώνου (cold calling). Συνοψίζουμε τις συμβουλές της: α) Τα πρώτα 10’’ είναι κρίσιμα, β) Ζητήστε τον υπεύθυνο, γ) Ζητήστε το όνομα του συνομιλητή σας, δ) Γράψτε ένα σενάριο από πριν, ε) Κάντε σαφείς, ανοιχτές ερωτήσεις, στ) Προετοιμάστε απαντήσεις στις αντιρρήσεις τους, ζ) Πείτε κάτι για τον εαυτό σας, η) Να ακούτε περισσότερο (70%) από όσο μιλάτε (30%), θ) Βρείτε ποιο είναι το πρόβλημά τους. Εν ολίγοις, αναπτύξτε μια ειλικρινή, αυθεντική σχέση, με επιμονή στην επικοινωνία.
Η τελευταία ενότητα που παρακολουθήσαμε είχε επίσης μεγάλο ενδιαφέρον, καθώς είδαμε αφενός τι ζητούν οι επιτυχημένοι/ες μεταφραστές/τριες από τις μεταφραστικές εταιρείες, αλλά και τι ζητούν, πώς λειτουργούν οι μεταφραστικές εταιρείες ως προς τους μεταφραστές/τριες. Ξεκινώντας από το πρώτο, επισημάνθηκαν τα εξής «θέλω» των μεταφραστών/τριών: α) όχι πολλή χαρτούρα για συμπλήρωση, β) εξατομικευμένα και όχι μαζικά email, γ) ανταπόκριση σε ερωτήσεις και αιτήματα, δ) γνώση του σκοπού της μετάφρασης, ε) γνώση του τρόπου εργασίας των μεταφραστών/τριών (και των εργαλείων, κ.λπ.), στ) ενημέρωση για τους συνεργάτες και φροντίδα για τήρηση ορολογίας σε ομαδικά έργα, ζ) προσδιορισμός τεχνικών απαιτήσεων, η) διαφάνεια ως προς τον έλεγχο ποιότητας, θ) ενημέρωση για τυχόν ευελιξία στην προθεσμία, ι) γρήγορες πληρωμές, ια) έμπειρους και καταρτισμένους PMs και ιβ) την τελική μετάφραση.
Στο δεύτερο μέρος, εκπρόσωποι τεσσάρων εταιρειών μίλησαν για τις διαδικασίες και τα δικά τους «θέλω»: α) άλλοι προτιμούν να συνεργάζονται με μεταφραστικές εταιρείες, άλλοι με freelancer, β) ζητούν δείγματα μετάφρασης από τους freelancer, που προτιμούν να είναι από πραγματικά έργα (έως 1000 λέξεις), γ) ζητάνε πρώτα όμως πτυχίο, συστάσεις, συμμετοχή σε επαγγελματικές ενώσεις και πιστοποίηση, δ) ελέγχουν όλα τα προφίλ στα κοινωνικά μέσα δικτύωσης (!), ε) επιθυμητή 5ετής εμπειρία, στ) καλή επικοινωνία και έγκαιρες παραδόσεις, ζ) γνώση CAT Tools ή ευελιξία στην εκμάθηση αυτών (ορισμένες φορές προσφέρουν εκπαίδευση), η) επιδιώκουν μακροχρόνιες συνεργασίες, θ) διοργανώνουν εκδηλώσεις γνωριμίας και πραγματοποιούν έρευνες για να πάρουν feedback, ι) αναζητούν συνεργάτες για δημιουργική γραφή, ια) ζητούν να ενημερώνονται έγκαιρα για προβλήματα-ερωτήσεις, ιβ) επιβραβεύουν τους καλούς μεταφραστές (με αύξηση τιμών, εγγραφή σε συνέδρια, κ.ά.).
Ωστόσο, η πραγματική αλληλεπίδραση στο πλαίσιο του συνεδρίου ήταν στα διαλείμματα και πριν και μετά από αυτό, καθώς οι συμμετέχοντες και οι συμμετέχουσες είχαμε την ευκαιρία να γνωριστούμε καλύτερα και να συζητήσουμε σε ένα άνετο και φιλικό περιβάλλον. Το κλίμα ήταν πραγματικά πολύ καλό και όλοι είχαν διάθεση για νέες επαφές, αλλά και συζητήσεις που δεν περιορίζονταν μόνο στο επαγγελματικό κομμάτι. Η εντύπωση που μου δημιουργήθηκε είναι ότι εκπροσωπήθηκαν αρκετές χώρες (κυρίως ευρωπαϊκές), αρκετές εταιρείες (μικρές-μεσαίες-μεγάλες) και αρκετοί freelancer (με λιγότερη και περισσότερη εμπειρία). Η δικτύωση πραγματοποιήθηκε λοιπόν με πολύ μεγάλη επιτυχία και θα λέγαμε ότι αξίζει σε κάθε περίπτωση η συμμετοχή σε τέτοιες διοργανώσεις, γιατί πέρα από τις επαφές, βλέπει κανείς την πραγματικότητα, αλλά και τις τάσεις στον κλάδο σε διεθνές επίπεδο.