Quality assurance is absolutely essential when working as a professional translator. Naturally, the best method is to have your translation reviewed by another professional. However, even in this case or even when you’re working with agencies that take care of the review themselves, you should make sure that the quality of the work you deliver is as high as possible. Here are some simple ways to avoid mistakes that can hurt your reputation and even cost you clients or collaborators.

  1. Re-read your translation

Although this is generally performed at the end of the translation process, we put it first because of its enormous importance. For seasoned professionals, it’s probably unnecessary to even mention this step, but new translators often underestimate its importance or just skip it because they’re overwhelmed with work. We cannot stress enough how important it is to re-read your work (by the way, you should apply this principle to anything you write, be it an essay, an article or even a two-line email). Re-reading our translations has saved us from embarrassing mistakes and omissions throughout the years, so please please please take the time to do this before you deliver your final translation.

  1. Doubt yourself and research all terms or phrases that you’re not certain about

Research is an integral part of translation. Nobody knows everything, and even if you’re fairly specialized in the subject-matter, you’re bound to find new terms or phrases in the texts you translate. Although it goes without saying that you should research every new term you come across, it’s also important you look into phrases or terms that you think you know but are not 100% certain of. Over-confidence is the culprit here; false friends or expressions that do not mean the first thing that comes to mind when reading them are well-known traps for translators. So, even if you think you know what the original says, when you’re even in a little bit of doubt, just google it or open a dictionary. It can’t hurt.

  1. Use monolingual dictionaries in your source and target language

Not that many years ago, translators used to rely on dictionaries, specialized books and libraries for their work. Today we have the Internet. There are many traps you can fall into when using the internet to translate: websites with low credentials, unreliable web dictionaries or glossaries and machine-translated published material come to mind. It goes without saying that specialized bilingual dictionaries are a valuable tool for professional translators. However, you shouldn’t overlook the importance of using general dictionaries as well. Words have multiple meanings, and you may not know all of them. And even if you’re a native speaker, your first instinct about the correct use of a word or phrase in your target language could be wrong. An added bonus is that dictionaries often include synonyms which can help you come up with the word that’s just right for your sentence.

  1. Ensure terminology consistency

After you have finished your translation, you should always ensure you have used consistent terminology throughout your text. Translating the same term in two or more ways in the target language can create confusion, affect the flow and readability of the text and even lead to accidents or legal uncertainty, depending on the sector. Most CAT tools have features that can help you make sure you used the same translation for the same term; however, even if you’re translating without a CAT tool, make a point of checking for terminology consistency. It goes a long way in ensuring the high quality of your deliverables.

  1. Run a spell-check and verify numbers

This is another aspect of translation that should be self-evident. However, we often come across translations with spelling mistakes or where numbers have been transferred incorrectly from the original. Again, if you’re using a CAT tool —and you should if you’re taking this work seriously— there should be a verification feature that helps you make sure that the numbers coincide. If you’re not using CAT tools, always run a spell-check in the target file and check the numbers one by one. You will be surprised by how many things can escape your attention.

How about you? Are there any other steps you consider vital in quality assurance and what are they? Feel free to share with us in the comments below.

Όλα όσα θα θέλατε να ξέρετε

της Ντίνας Τυροβολά

Αν θέλετε να βγείτε νικητές/τριες από τη μάχη με το γραφειοκρατικό τέρας, όπως η κοπέλα στο βίντεο –δεν πιστεύω να νομίζατε πως μόνο στην Ελλάδα η χαρτούρα είναι τεράστια– διαβάστε και συγκρατήστε τις παρακάτω χρήσιμες πληροφορίες!

Τι είναι: Θα σας ζητήσουν επικυρωμένη, πιστοποιημένη ή επίσημη μετάφραση ή μετάφραση από επίσημο, πιστοποιημένο ή ορκωτό μεταφραστή. Στην Ελλάδα δεν υπάρχουν ορκωτοί μεταφραστές, αλλά επίσημοι μεταφραστές (για την ακρίβεια, κυρίως μεταφράστριες) που παρέχουν επίσημες μεταφράσεις. Αυτό σημαίνει ότι η μετάφραση που θα λάβετε θα περιέχει τα στοιχεία του μεταφραστή/της μεταφράστριας και τη σφραγίδα του/της.

Ποιοι τις παρέχουν: α) Η Μεταφραστική Υπηρεσία του ΥΠΕΞ, β) οι δικηγόροι και γ) οι απόφοιτοι του Ιονίου Πανεπιστημίου, και συγκεκριμένα του Τμήματος Ξένων Γλωσσών, Μετάφρασης και Διερμηνείας. Οι τελευταίοι, γεωγραφικά εξαπλωμένοι σε όλη την Ελλάδα, είναι επαγγελματίες με πιστοποιημένη γνώση ξένων γλωσσών και εξειδίκευση στη μετάφραση συγκεκριμένων ειδών κειμένων. Οι σπουδές, η εμπειρία, η κατάρτιση και η συμμετοχή σε επαγγελματικές ενώσεις αποτελούν τα εχέγγυα της ποιότητας της δουλειάς τους.  Είναι σημαντικό και να γίνει σωστή μετάφραση και να γίνει αυτή αποδεκτή από την υπηρεσία στην οποία υποβάλλεται, γι’αυτό προσέξτε πού θα απευθυνθείτε.

Πώς μπορώ να βρω επίσημο μεταφραστή/μεταφράστρια: Για επίσημο/η μεταφραστή/τρια, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση τη γλώσσα, τη γεωγραφική περιοχή και άλλα κριτήρια στην ιστοσελίδα της ΠΕΕΜΠΙΠ (Πανελλήνιας Ένωσης Επαγγελματιών Μεταφραστών Πτυχιούχων Ιονίου Πανεπιστημίου). Μπορείτε να αναζητήσετε και τοπικά αποφοίτους του Ιονίου Πανεπιστημίου που εργάζονται από το σπίτι και διαθέτουν ιστοσελίδα ή διατηρούν γραφείο στην πόλη σας. Βεβαίως, χάρη στο διαδίκτυο, δεν υπάρχουν πλέον γεωγραφικοί περιορισμοί για την εξυπηρέτησή σας.

Τι θα χρειαστώ: Απλό αντίγραφο (φωτοτυπία ή καθαρό σαρωμένο αντίγραφο) του πρωτοτύπου συν κάποια στοιχεία ταυτοποίησης για την σωστή μεταφορά των ονομάτων, σύμφωνα με την ταυτότητα ή το διαβατήριο. Είναι σημαντικό να περαστούν τα στοιχεία σας σωστά, γιατί στο εξής σε αυτά μπορεί να βασιστούν όλα τα υπόλοιπα δημόσια ή εταιρικά έγγραφα που σας αφορούν. Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να χρειαστείτε και Σφραγίδα της Χάγης (ή Apostille), που λαμβάνετε οι ίδιοι/ες από την Περιφέρεια (διαβάστε εδώ τις χώρες όπου αυτό απαιτείται). Ο/Η μεταφραστής/τρια θα μεταφράσει και τη Σφραγίδα της Χάγης στο έγγραφό σας.

Τι θα λάβω: Θα λάβω τη μετάφραση συρραμμένη με το πρωτότυπο (το αντίγραφο) και πάνω στη μετάφραση θα υπάρχουν τα στοιχεία του μεταφραστή και οι σφραγίδες του. Η μορφή (μορφοποίηση) του αρχείου της μετάφρασης θα είναι ίδια με αυτή του πρωτοτύπου.

Τι θα μου κοστίσει: Η χρέωση είναι συνήθως ανά σελίδα ή ανά έγγραφο και προσδιορίζεται από τους/τις επαγγελματίες μεταφραστές/τριες κατά την κρίση τους.

Πόσος χρόνος θα χρειαστεί: Εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων/σελίδων. Αν επείγεστε, να είστε έτοιμοι/ες και για υψηλότερη χρέωση.

Ποια έγγραφα περιλαμβάνονται: Μια γενική κατηγοριοποίηση είναι τα προσωπικά και επαγγελματικά έγγραφα και έπειτα η χρήση στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό. Η Μεταφραστική Υπηρεσία του ΥΠΕΞ έχει κάνει μια πιο ειδική κατηγοριοποίηση εδώ. Πολύ συχνά, ενδεικτικά, είναι τα πιστοποιητικά γέννησης, πτυχία, κ.λπ., ιατρικά έγγραφα, φορολογικά έγγραφα και καταστατικά/πιστοποιητικά Γ.Ε.ΜΗ.

Τι άλλο πρέπει να ξέρω: Είναι σημαντικό να δείτε αν θα χρειαστείτε περισσότερα αντίγραφα μεταφράσεων. Σ’ αυτή την περίπτωση ζητάτε περισσότερα αντίγραφα από τον/την μεταφραστή/τριά σας ή βγάζετε οι ίδιοι/ες αντίγραφα στα ΚΕΠ (μόνο αν η μετάφραση είναι προς τα ελληνικά). Βεβαιωθείτε για την ασφάλεια των προσωπικών σας δεδομένων, απευθυνόμενοι σε επαγγελματίες που εφαρμόζουν Πολιτική Απορρήτου.

  • Και τώρα μπορείτε να παρελάσετε νικηφόρα! Μη διστάσετε να μοιραστείτε αυτό το άρθρο με φίλους και εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα και το εξωτερικό. Γραφτείτε εδώ στο newsletter μας για περισσότερα χρήσιμα άρθρα!
  • Επόμενο άρθρο: «Me-nu και γνώση: Η μετάφραση του μενού μου ως εργαλείο προσέλκυσης και ικανοποίησης πελατών»



1. Learning new things
One of the great things about translation is its sheer variety; one day you’ll be translating manuals of a washing machine and the next the website of a hotel on a dreamy island. Besides keeping boredom at bay, this multitude of subjects helps you learn a great many new things you would never have imagined existed. Naturally, if you specialize in one sector, that aspect of the job can get lost, but not entirely, as almost every new job and text brings with it new concepts and structures to be decoded and interpreted.

2. Working with languages
First and foremost, translators are language professionals, so one of the things we tend to like the most about our job is language itself. When you translate, you get to first decode a message written in one language –or code system- and then re-code it in another one. Through this process you learn a lot about both languages, you sharpen your skills in both and, most importantly, you get to marvel at the magic of multilingualism!

3. Being intercultural mediators
Language is the main means of expression of culture, so when translating something from one language to another, translators actually bridge the distance between different cultures. Think about all these books you would never be able to read or the plays and movies you wouldn’t be able to watch and enjoy were it not for the passionate translators who painstakingly render them in a language you understand. We love this role and for many of us it’s the main reason we got interested in the profession in the first place.

4. The freedom of working from home
Granted, not all translators work from home, but there is quite a large percentage that do. The freedom of working from home can be great: your commute is only from your bedroom to your desk; you don’t really have to get dressed if you don’t feel like it; your working hours can be as flexible as you want them to be; you get to meet friends or run errands in the middle of the day, or to have long breaks whenever you need them the most.

5. The time we save thanks to CAT tools
Today, computer-assisted translation tools are more advanced than ever. Translation memories are probably the most useful invention in the translation sector. Especially when dealing with repetitive texts, being able to retrieve previous translations with the click of a button can be a huge relief when you are pressed for time, while ensuring consistency and uniformity. And that’s not all: CAT tools help us avoid errors in numbers and other untranslatable text and spot other types of errors or missing translations.



1. Being underestimated

This is usually the number one complaint of professional translators and is due largely to the advent of machine translation. However, it is also due to a long-held belief that translation is nothing more than substituting a series of words in one language to a series of words in another and can be done by anyone who speaks a foreign language and owns a dictionary. This has consequences for our remuneration, as people tend to expect much lower fees than what is reasonable, but also for the status of the translation profession in general.  Professional associations, conferences and articles online are some of the ways the sector successfully combats this trend and increases its profile.

2. Extremely tight deadlines

Some clients unfortunately realize they need something translated at the last minute; others tend to think that translation is a quick and easy process that can be completed in a matter of minutes: both situations that lead to suffocating deadlines. The reason we don’t like tight deadlines is mostly because high-quality work is our top priority; and the less time we have for researching, translating, editing and proofreading our work, the more chances there are of errors in the translation.

3. “Untranslatable” words or terms

This is actually more of a love-hate thing; most translators will tell you that there is no such thing as an untranslatable concept, and that’s true, because with the right skills, patience and imagination you can always render something in another language. However, especially when specific terms are concerned (i.e. legal or technical), this process can involve a lot of research and can be extremely time-consuming. On the other hand, the feeling of satisfaction you get when you’ve finally found a solution you’re happy with is priceless. Plus, as we mentioned above, we love learning new things, and doing extensive research is a big part of that.

4. The isolation of working from home
The isolation that working from home entails can be hard, especially if you have an outgoing personality: it can get lonely; you tend to miss the chit-chat with other colleagues; after a few years of freelancing, you may actually start missing the ritual of getting up and getting properly ready for work each morning; your personal space and work space are often one and the same, making it extra difficult to disconnect and balance your personal life with your professional one.

5. The time we lose because of CAT tools
Only a few years ago, translation was done with a pen and paper or maybe on a simple word file on a computer screen. Today, professional translators must have good knowledge of at least a few translation tools, know how to troubleshoot them, make the most out of their features and avoid their pitfalls (such as relying on automated translation or trusting translation memories too much). Plus, the tools tend to crash a few hours (or minutes) before the deadline, earning us a few white hairs in the process.

*Nolove image by Linuxerist~commonswiki